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項目合同管理的重要性

分類:業內新聞 817

合同管理是對項目執行從最初的預授予階段到完成的整個過程的監督。適當的合同管理可確保項目的預算和資源與其總體目標保持一致。跟蹤合同的進展并了解和管理出現的任何問題是一個重要的項目管理過程。

合同管理作為項目管理的一部分,根據合同中規定的條款和條件與供應商、賣方和/或供應商打交道,并管理采購。

合同管理系統可以減輕合同創建及其后續合同管理階段所需的工作量。合同軟件通常內置承包商數據庫,可以生成投標書(RFP)并執行投標分析。 一旦選擇了承包商,合同系統將幫助項目組織授予合同,向未選擇的人發送信息表示遺憾,并在軟件中管理承包商變更和發票。

合同管理的階段包括:

-合約創建

-合同談判

-合同審批

-合同敲定

-合同變更管理

-合同歸檔管理

第一階段:合約創建

合同管理系統能夠將標準化程序與特定于組織目標的細節相結合,這一點很重要。此合同管理階段涉及確定合同類型以及誰將負責每項任務。規劃過程包括資源、目標和人員配備,同時制定潛在項目風險和挑戰的貫穿始終。

第二階段:合同談判

所有項目合同都應該以反映組織目標和價值觀的方式編寫。談判有助于在合同雙方之間建立信任。在最初的合同起草后,將進行協商,討論、更改、更新或完全刪除相關條款。

第三階段:合同敲定

參與方簽訂合同的過程是項目啟動的最后一步。這就是為什么無論距離或位置如何,快速獲取所有相關方簽名的能力對于避免延誤至關重要。

第四階段:合同審批

合同審批通常需要來自不同的經理和部門,以及承包商和供應商的多次簽字。在達成最終交易之前,所有人可能都必須批準合同的規格。

第五階段:合同變更管理

一旦工作開始,項目變更一定會在整個項目生命周期中發生。項目變更需要仔細管理,并且所有變更都需要傳達給適當的各方。有關合同期限、預算、支出等變更的所有數據和信息必須完全跟蹤并與相關團隊共享。

項目合同管理有效實踐

合同有很多階段和部分,這意味著跟蹤和管理合同的所有部分可能會帶來很多挑戰,當一個項目有數百個合同時更是如此。

有效的合同管理工具可確保采用專業的合同管理方法,從而更好地促進風險管理、提高盈利能力,并在合同管理活動的成本與收益之間提供明確的投資回報。合同管理最佳實踐,如實施Gungho PM項目管理軟件,內置合同管理模塊,與項目是實時互連互通,可以提高客戶關系質量并保持公開的合同溝通記錄。

Gungho支持以下合同管理

-合同審批

-交易采購內容 (產品、服務及報價等)

-交付及服務水平協議管理

-采購及付款管理

-成本預算、實際花費及利潤管理

-付款條件、發票及收款管理

-收入確認、利潤及管理會計

-續約管理

該系統為企業提供合同自動化、可審計的單一事實來源以及項目進度和合同活動的實時視圖,有助于避免合同沖突和升級。系統可以添加合同變更,并將更新的承諾發送給成本管理團隊以進行項目報告。此外,Gungho PM項目管理軟件還能夠評估合同績效并計算準確的進度。

合同管理有助于項目組織考慮項目生產力、績效、勞動力和庫存如何影響他們在整個項目中的增長和盈利能力。因此,有效的合同管理可以幫助企業和項目組織更好地進行全球競爭,尤其是那些團隊距離較遠或時區和文化不同的企業和項目組織

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